پایگاه خبری یزد باما ،روابط عمومی واحدی است در ارتباط مستقیم با مدیریت ارشد و عالی و کارکنان سازمان، دستگاههای فرادستی و ناظر بر سازمان، دستگاهها و مجموعه های همکار، مراکز طرف قرار داد، ذی نفعان، شرکای اجتماعی و مشتریان سازمان، رسانه های جمعی و کلیه افراد حقیقی و حقوقی که به نحوی با آن سازمان ارتباط پیدا می کنند.
حال این شما و این پانزده دشمن قسم خورده روابط عمومی!
1. تنبلی کارکنان روابط عمومی
روابط عمومی واحدی است در ارتباط مستقیم با مدیریت ارشد و عالی و کارکنان سازمان، دستگاههای فرادستی و ناظر بر سازمان، دستگاهها و مجموعه های همکار، مراکز طرف قرار داد، ذی نفعان، شرکای اجتماعی و مشتریان سازمان، رسانه های جمعی و کلیه افراد حقیقی و حقوقی که به نحوی با آن سازمان ارتباط پیدا می کنند. بدین ترتیب کار کردن در روابط عمومی انرژی و تحرک بالایی را می طلبد و محدودیت زمانی و ساعت اداری نمی شناسد. با این وجود بعضی مدیران و کارکنان در واحدهای روابط عمومی به ویژه در بخش دولتی هستند که توان و تحرک لازم برای این جایگاه را ندارند. اینها نخستین مانع کار روابط عمومی به شمار می آیند.
2. عدم رضایت شغلی کارکنان روابط عمومی
نارضایتی در مدیران و کارکنان روابط عمومی عامل باز دارنده دوم است. نارضایتی از دستمزد، بی عدالتی در تخصیص جایگاههای شغلی ، بی توجهی مدیریت عالی سازمان به روابط عمومی، کمبود اعتبارات و سنگ اندازی ادارت مالی و پشتیبانی در خرید ملزومات و ابزار کار روابط عمومی، به نتیجه نرسیدن فعالیتها و تلاشهای قبلی کارکنان این واحد در امور تبلیغات، اطلاع رسانی، ارتباطات ، انتشارات و … ، نزول دادن جایگاه روابط عمومی در حد کارهای یدی و غیر تخصصی، عدم همکاری واحدهای فنی و مدیران میانی با روابط عمومی، نا آشنایی مدیر روابط عمومی با فرایندهای آن، محدود کردن روابط عمومی به کارهای یکنواخت و تکراری مانند برگزاری مناسبتهای سالانه، فقدان تمایز میان کارکنان ماهر و ساعی و کارکنان بی مهارت و تنبل و مواردی از این دست، رضایت شغلی را در کارکنان این بخش به حداقل ممکن می رساند و کارمند ناراضی هرگز درست کار نخواهد کرد.
3. بی مهارتی کارکنان روابط عمومی
سومین دشمن هم خانگی است! بسیار مشاهده می شود که کارکنان روابط عمومی با مهارتهای مورد نیاز این بخش مانند سخنوری، مدیریت جلسه، مجری گری، نگارش متن، تهیه خبر و گزارش، ویراستاری، عکاسی، فیلمبرداری، مصاحبه، چاپ و نشر، غرفه گردانی، استفاده از اینترنت، کارکردن با نرم افزار های رایانه ای اداری و هنری، برقراری ارتباط مثبت با مشتریان و مراجعان، طراحی پرسشنامه و … بیگانه هستند. بخشی به دلیل نداشتن تحصیلات مرتبط، قسمتی ناشی از ضعف آموزش عالی روابط عمومی و مهمتر از آنها به علت درگیر نشدن با امور اجرایی حوزه روابط عمومی.
متاسفانه در کشور ما بسیار مشاهده می شود که عده ای از دانش آموختگان روابط عمومی ، علوم اجتماعی، روزنامه نگاری و رشته های همسان، نه علاقه ای به ارتباطات اجتماعی و رسانه ای دارند، نه مهارت دندانگیری در این زمینه ها کسب کرده اند و نه حاضرند خود را درگیر کار کنند تا در عمل چیزی بیاموزند. در نتیجه به غیر از یدک کشیدن عنوان رشته تحصیلی شان ، ارتباط و اتصالی با دانش روابط عمومی و امور اجرایی آن ندارند و به این ترتیب حتی با گذشت سالها از حضور ایشان در روابط عمومی، ناتوانی در کار و بی مهارتی ایشان همچنان باقی و برون ده کاری شان بسیار ناچیز است.
4. ضعف حس حضور و ارتباط اجتماعی در کارکنان روابط عمومی
افراد منزوی، ضد اجتماع (آنتی سوشیال)، خود کم بین و بی حوصله در نقطه مقابل ارتباط قرار دارند. اینها دشمن ارتباط هستند و وای به حال یک واحد روابط عمومی که مدیر یا کارمندی اینچنین داشته باشد.
5. رقابت نا سالم کارکنان روابط عمومی
مانند هر حوزه کاری دیگر در روابط عمومی نیز رقابت ناسالم کارکنان که در قالب عدم همکاری در کار گروهی، تخریب شخصیت کارکنان ماهر، پرکار و خلاق، پنهان کردن سوابق و اطلاعات از مکاران و … بروز می کند که نهایتا با مسموم کردن فضا و از بین بردن انگیزه کار، به ویژه در سایه غفلت مدیر روابط عمومی، این مجموعه را به زمین خواهد زد.
6. عدم شناخت مقدماتی کارکنان روابط عمومی نسبت به خط مشی، اهداف و برنامه های سازمان
بعضا دیده می شود مدیر و کارکنان روابط عمومی در کار خود مهارت کامل یا نسبی دارند اما به دلیل نا آشنایی با اهداف و برنامه های کلان سازمان و فرایندهای حوزه های فنی و تخصصی دستگاه مربوطه، قادر به انعکاس مناسب عملکرد مجموعه سازمانی، پاسخگویی به مطالبات مشتریان و شرکای سازمان و فضا سازی و اطلاع رسانی مناسب در راستای اهداف سازمانی نمی باشند.
7. کمبود اعتبارات تخصیص یافته به روابط عمومی
روابط عمومی برای انتشار اخبار و اطلاعات و ارتباط با جامعه هدف، ناگزیر از کاربرد ابزار ارتباطی است و آنجا که جامعه هدف بزرگ یا پراکنده باشد، چاره ای جز استفاده از وسایل ارتباط جمعی نخواهد داشت و البته این وسایل، از جلسه سخنرانی گرفته تا همایش، ارسال پیامک، چاپ رپورتاژ آگهی در جراید، نصب تابلو و بیل بورد، تهیه بروشور، مجله و کتاب، راه اندازی و به روز رسانی وب سایت، تولید و پخش آگهی و برنامه رادیویی، تلویزیونی و یا سینمایی، استفاده از پست و خبرنامه الکترونیک و برگزاری مسابقات و جشنواره ها، با تخصیص اعتبارات مالی کافی جامه عمل خواهند پوشید. به علاوه ابزار کار روزمره روابط عمومی به خصوص با پیشرفت فناوری در سالهای اخیر، اعتبارات خاص خود را می طلبد. بدین ترتیب کمبود اعتبارات به معنای فلج شدن روابط عمومی خواهد بود.
8. تداخل وظایف روابط عمومی با سایر مشاغل و حوزه ها در سازمان
مسئولیت دفتر مدیر ارشد یا عالی سازمان، فعالیتهای خدماتی و پشتیبانی سازمان، فرایندهای واحدهای بسیج و رفاه کارکنان، برنامه های آموزشی و ورزشی کارکنان و … معمولا با امور روابط عمومی همپوشانی و تداخل پیدا می کنند و گاه این امر چنان شدت می یابد که فرایندهای اصلی روابط عمومی به حاشیه رانده می شود و اعتبارات روابط عمومی صرف حوزه های دیگر می گردد.
به عنوان نمونه در تعدادی از دستگاهها و دوایر دولتی، بخش روابط عمومی به اداره برگزاری مناسبتها تبدیل شده و فرایندهای اصلی روابط عمومی یعنی تحقیق و افکار سنجی، ارتباطات داخلی و بین المللی، انتشارت و تبلیغات سازمانی متوقف یا کمرنگ شده اند.
9. ترس از حضور اجتماعی
تمایل به نا شناخته ماندن و باز خواست نشدن در جامعه و نظام اداری در برخی مدیران دستگاهها چنان بالا است که نه تنها انتظاری از روابط عمومی دستگاه خود ندارند بلکه برای حفظ آرامش و مورد توجه و ممیزی قرار نگرفتن سازمان و عملکردشان، هر پیشنهاد کاری و فرایند اجرایی روابط عمومی خودشان را در نطفه خفه می سازند.
10. جهل نسبت به روابط عمومی
عدم اطلاع از مقولاتی چون قدرت رسانه، مزایای فضا سازی در جامعه، اهمیت اقناع افکار عمومی، لزوم همراه کردن شرکای اجتماعی، فواید کار گروهی درون و برون بخشی، ارتباط سازنده با کارکنان، شناخت محیط کسب و کار و بازیگران حاضر در آن، برقراری تعاملات بین المللی و امثال اینها در مدیریت سازمان سرانجام روابط عمومی را به تنبلخانه ای تبدیل می کند که انگیزه و برنامه ای برای کار در آن یافت نخواهد شد. در این زمینه انتصاب مدیران نا آشنا به روابط عمومی، جهل مرکبی است که تا ابد الدهر این حوزه را متوقف نگاه خواهد داشت.
11. تفکرات انحصار گرا و مشارکت ناپذیر
خود رایی و قائل نبودن حق انتخاب و اظهار نظر برای دیگران اعم ازشرکا، کارکنان و مشتریان، اعتقاد به تمرکز قوا و سیاستها، باور نداشتن به تعامل با سایر بازیگران صحنه کار و تجارت و مخالفت با خرد جمعی و کار گروهی اگر در سطوح مدیریتی یک سازمان جای بگیرد، فلسفه وجودی ارتباط عمومی را از بین می برد و نیازی به حضور روابط عمومی احساس نخواهد شد.
12. سابقه ضعیف روابط عمومی در اذهان مدیران ، کارکنان و مشتریان سازمان
سابقه ضعیف قبلی روابط عمومی در یک سازمان تا مدتها بر عملکرد آن سایه خواهد انداخت و حرکتهای جدیدش را تحت الشعاع قرار داده باعث جدی گرفته نشدن این تلاشها از جانب ادارات و گروههای همکار، مدیران سازمان و تامین کنندگان بودجه و صادر کنندگان مجوز فعالیتهای روابط عمومی می شود.
13. ضعف فناوری اطلاعات و ارتباطات و آلات و ابزار آن در سازمان
در دسترس نبودن سامانه های ارتباطی مناسب از پست و تلفن داخلی و مستقیم گرفته تا تلفن همراه، اتصال به اینترنت پر سرعت، پست الکترونیک، رایانه با تجهیزات جانبی از قبیل حافظه های قابل حمل، گوشی و بلندگو، سی دی درایو، سی دی رایتر، اسکنر و چاپگر، برنامه های نرم افزاری مورد نیاز، دوربین عکاسی و فیلم برداری، کارت تلویزیون، مانیتورهای بزرگ نمایشی، وسایل و مبلمان نمایشگاهی، ضبط صوت خبرنگاری، همه و همه به یک نتیجه می رسند : روابط عمومی بدون ابزار کار و متعاقب آن، روابط عمومی بیکار.
شاید عجیب به نظر برسد اما خریداری نشدن ابزار کار روابط عمومی به دلیل تنگ نظری و نا آگاهی عده ای از مسئولان و یا کمبود اعتبارات و نیز مسدود کردن دسترسی کارکنان این بخش به اینترنت، حافظه های رایانه ای قابل حمل، سی دی و دی وی دی درایو و غیره به دلایل دیگر چنان شایع است که در حد یک مانع اساسی در عملکرد ادارت روابط عمومی کشور بروز کرده است.
14. سیاست سازمانی حرکت با چراغ خاموش
برخی مدیران با ادعای سیاست حرکت با چراغ خاموش ، روابط عمومی را از هر فعالیت،اطلاع رسانی و فضا سازی باز می دارند. هر چند اصل این سیاست در برنامه های نظامی، امنیتی، فناوریهای فوق پیشرفته و طرحهای خاص که احتمال مقاومت در برابر آنها وجود دارد، قابل قبول است، اما در بسیاری موارد سرانجام معلوم می شود که نه تنها چراغها بلکه موتور هم خاموش بوده ! و مدیران ناتوان و بی برنامه در لوای سیاست مذکور، بی تحرکی و بی برنامگی خود را پوشش داده و البته روابط عمومی را هم از کار انداخته اند.
15. پادو انگاشتن روابط عمومی
متاسفانه سطح پایین آگاهی و تلقی بعضی مدیران از دانش و هنر روابط عمومی باعث شده که ایشان واحد و کارکنان روابط عمومی را پادو و گماشته خود یا سازمان بدانند. در چنین حالتی کارشناسان روابط عمومی به جای برنامه ریزی برای تبلیغات، اطلاع رسانی، توجیه افکار عمومی، کسب نظر مشتریان، تولید و انتشار اخبار، تسهیل تعاملات بین بخشی، ساماندهی انتشارات سازمانی و … یا بالای درخت و دیوار مشغول نصب بنر و پارچه نوشته هستند و یا بن غذا و برگه شرکت در مسابقه درون سازمانی را میان کارکنان توزیع می کنند!